Mae Richard Branson wedi siarad lawer o weithiau o’r un offeryn na allai fod wedi adeiladu ei ymerodraeth busnes heb. Nid yw’n costio llawer. Nid oes angen trydan arno fe. A allwch chi fynd ag ef gyda chi unrhyw le.
Os nad ydych wedi dyfalu eto – neu nad oeddech wedi clicio ar y ddolen – mae’n llyfr nodiadau, a cariwyd gyda chi bob amser i ysgrifennu unrhyw syniadau, penodiadau newydd neu ymrwymiadau a meddyliau hap. Mae bobl llwyddiannus ledled y byd yn defnyddio’r system syml hyn – a gall unrhyw un ei defnyddio i ddod yn fwy cynhyrchiol.
Cyn i ni edrych ar sut i ddefnyddio’r system, dyma pam mae ddefnyddio llyfr nodiadau yn mor effeithiol.
Yn ei lyfr gwych ‘The Organised Mind’, mae Daniel Levitin yn adrodd stori am cyfarfu yr ymgeisydd arlywyddol Americanaidd Jimmy Carter:
“Roedd yn siarad fel petai oedd gennym yr holl amser yn y byd. Ar un adeg daeth un aelod o’i staff i fynd ag ef i ffwrdd i’r person nesaf oedd eu hangen i gwrdd. Yn rhydd o orfod penderfynu pryd roedd y cyfarfod yn dod i ben, gallai Arlywydd Carter gadael i fynd o’r lleisiau mewnol swnian ac fod yno yn y lle hwnna yn unig.”
Mae’r lleisiau mewnol swnian y mae’n ei olygu yw pryderon gyson eich bod wedi anghofio i symud y penodiad deintydd, y syniad rydych wedi newydd gael am ffordd well i ysgrifennu’r adroddiad hwnnw, yn ceisio cofio a oedd 7 neu 7.30 y dywedasoch chi byddwch yn cwrdd â’ch ffrind am ddiod.
Y llai o’r mathau hyn o feddyliau mae rhaid i chi ddelio a, y fwy rhydd mae eich meddwl i fod yn gallu canolbwyntio ar yr hyn sy’n bwysig. Fel mae David Allen, awdur Getting Things Done, yn dweud yn y sgwrs gwych yma:
“Mae eich ymennydd ar gyfer cael syniadau, nid eu cynnal”
Dychmygwch faint cliriach byddai eich ffordd o feddwl os oedd phob penderfyniad bach trwy gydol y ddiwrnod yn cael eu wneud gan dîm o staff. Os nad oedd rhaid I chi edrych ar eich calendr oherwydd y byddai rhywun yna o hyd i ddweud wrthych ble rydych angen iddo fod.
Yn anffodus, ni all pob un ohonom cyfiawnhau tîm o staff i redeg ein dyddiaduron. Ond gallwn gymryd un cysyniad pwysig o hyn, a’i defnyddio yn eun arferion dyddiol.
Allanoli
Yn syml, mae hyn yn golygu cymryd yr eitemau sydd yn meddiannu eich meddwl allan o’ch pen a mas i’r byd.
Dyma Levitin eto:
“Pan mae gyda ni rywbeth ar ein meddyliau sy’n bwysig – yn enwedig eitem ar rhestr i-wneud – rydym yn ofni y byddwn yn ei anghofio, felly mae ein hymennydd yn gyson yn ymarfer gyda fe, taflu fe o gwmpas ac o gwmpas mewn cylchoedd mewn rhywbeth mae seicolegwyr gwybyddol yn cyfeirio ato fel ‘the rehearsal loop’ … y broblem ydy bod e’n gweithio’n rhy dda, gan gadw eitemau mewn ymarfer nes i ni delio gyda nw.”
Mae ysgrifennu pethau i lawr yn datrys y broblem hyn. Un o’r camau cyntaf i reoli amser gwych yw ysgrifennu popeth i lawr.
Trwy ysgrifennu eich meddyliau i lawr cyn gynted ag y maent yn dod i chi, rydych yn dweud wrth eich meddwl y byddwch yn dod yn ôl atynt pan fyddwch yn dewis. Rydych yn rhoi tawelwch i eich meddwl i deall nad oes angen boeni amdano fe a dal ar i nhw ar eich rhan.
Un o’r rhesymau rydym yn teimlo straen ar ein meddyliau ydy ceisio cofiwch gormod o pethau ar unwaith. Mae seicolegwyr wedi darganfod gallwn ddim ond dal tua 4 eitem yn effeithiol yn ein cof gweithio – unrhyw mwy na hynny, ac rydym yn dechrau colli rheolaith.
Mae bron pob un ohonom yn dod ar draws mwy na phedwar o bethau mae angen i ni gofio drwy gydol y dydd. Eu hysgrifennu i lawr yw’r cam cyntaf iddo fe ddod yn llai o straen ac yn fwy cynhyrchiol.
Wrth gwrs, mae’r system ond yn gweithio os byddwch yn dod yn ôl at eich nodiadau. Felly mae e angen i wneud yn arferol eich bod yn dychwelyd i’ch llyfr nodiadau ac yn delio â’r holl bethau yr ydych wedi ysgrifennu i lawr. Ychwanegwch dyddiadau hynny yn eich calendr. Ffoniwch y deintyddion yn ôl. Treuliwch beth amser yn ehangu ar syniadau ar gyfer y geiriau oedd gennych am eich gân newydd.
Alenwch at wneud hyn yn arferol dros y mis nesaf ac yn cadw nodyn o sut yr ydych yn teimlo. Gallai effeithiau posibl fod eich bod yn teimlo dan lai o bwysau, eich bod yn datblygyeich mwy o reolaith dros eich gwaith, neu bod gennych syniad sy’n lansio busnes biliwn doler.
