HYSBYSIAD PREIFATRWYDD RECORDIO CYFARFODYDD Y GWASANAETHAU ACADEMAIDD
Hysbysiad Preifatrwydd: Recordio cyfarfodydd achosion myfyrwyr a chyfarfodydd sy'n ymwneud â chamymddygiad academaidd.
Mae "Cyfarfodydd" yn cynnwys ond heb ei gyfyngu i:
- gyfarfodydd rhwng staff a myfyrwyr Gwasanaethau Academaidd;
- cyfarfodydd myfyrwyr â: Swyddog Disgyblu Myfyrwyr (neu'r Dirprwy); Cyfarwyddwr Uniondeb Academaidd (neu'r Dirprwy); Swyddogion Uniondeb Academaidd;
- arholiadau llafar a gynhelir dan Weithdrefnau Camymddygiad Academaidd;
- Cyfarfodydd y Pwyllgor Ymholi ynghylch materion disgyblu, camymddygiad academaidd, neu addasrwydd i ymarfer.
Mae pandemig Covid-19 wedi newid y ffordd y mae Prifysgol Abertawe yn gweithio ac yn cyflenwi ei wasanaethau. Mae'r gallu i recordio cyfarfodydd i wella profiad myfyrwyr a galluogi’r rhai sy’n cymryd cofnodion i gyflawni eu tasg neu i alluogi rhai cyfranogwyr i gael mynediad at recordiad cyfarfod wedi dod yn gynyddol werthfawr i fyfyrwyr a staff.
Y Brifysgol fydd y Rheolydd Data ar gyfer y data personol a brosesir yng nghyswllt recordio cyfarfodydd. Mae gan y Brifysgol gytundebau drwy gontract â chyflenwyr trydydd parti megis Zoom a Microsoft ar gyfer prosesu a chadw data’n ddiogel sy'n cydymffurfio â'r rheolau. Mae hyn yn cynnwys cyfarfodydd byw a chadw recordiadau a thrawsgrifiadau sgyrsiau ar eu platfform cwmwl.
Y math o ddata a gesglir
Gall y brifysgol gasglu'r data personol canlynol yn ystod cyfarfod a recordiwyd:-
- Enwau
- Barnau personol
- Cynrychiolaethau a sylwadau a wneir gan yr holl gyfranogwyr
- Cwestiynau a ofynnwyd ac atebion i gwestiynau a roddwyd gan yr holl gyfranogwyr
- Cyfraniadau at drafodaethau yn gyffredinol ac at gofnod sgyrsiau
- Delweddau (lle y defnyddir fideo yn ogystal)
Sut caiff ei ddefnyddio a'i rannu?
Diben recordio cyfarfodydd yw:
- Galluogi cofnodi cofnodion y cyfarfod yn gywir;
- Cadw cofnod o'r broses a ddilynwyd a'r dystiolaeth a roddwyd yn ystod sesiynau agored cyfarfodydd y Pwyllgor;
- I wneud recordiadau o gyfarfodydd ar gael i unigolion (gan gynnwys ond heb ei gyfyngu i, aelodau Panel y Pwyllgor a Swyddogion y Brifysgol megis y Swyddog Disgyblu Myfyrwyr, Cyfarwyddwr Uniondeb Academaidd, a Swyddogion Uniondeb Academaidd) i hwyluso ymchwiliadau a gynhaliwyd yn unol â Gweithdrefnau'r Brifysgol.
- Mewn rhai achosion, i gynnal adolygiad neu ymchwiliad annibynnol o apêl / cwyn a ddaeth i sylw'r Brifysgol neu gorff Rheoleiddio.
Sail gyfreithlon dros gasglu'r data hwn
Yn unol â chyfraith diogelu data, GDPR Erthygl 6 (1), mae gan y Brifysgol nifer o seiliau cyfreithlon sy'n caniatáu i ni gasglu a phrosesu gwybodaeth bersonol. Bydd y Brifysgol yn dibynnu ar Erthygl 6(1)(e) mae prosesu yn hanfodol ar gyfer perfformio tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd ac Erthygl 6(1)(f) at ddibenion diddordebau cyfreithlon. Mae hyn yn berthnasol pan nad oes angen prosesu data yn ôl y gyfraith ond byddai o fudd clir i'r sefydliad neu i'r unigolyn, mae effaith breifatrwydd gyfyngedig arnoch chi fel yr unigolyn a chredwn y byddech chi'n ein disgwyl ni yn rhesymol i ddefnyddio'r data personol yn y ffordd yr hoffem ni.
Casglu a chadw data
Bydd y Brifysgol dim ond yn cadw data personol cyhyd ag y bydd ei angen i gyflawni'r diben y cafodd ei gasglu ar ei gyfer, at ddibenion bodloni gofynion cyfreithiol, cyfrifeg, neu adrodd.
Pa bryd bynnag bydd yn bosib, caiff eich data ei brosesu yn y DU. Mewn rhai amgylchiadau, efallai bydd angen trosglwyddo eich data personol y tu allan i'r DU - er enghraifft, pan fyddwn yn defnyddio cyflenwr trydydd parti er mwyn prosesu data ar ein rhan. Os byddwn yn trosglwyddo data'n rhyngwladol, caiff mesurau diogelu priodol eu gweithredu a chynhelir y gwaith prosesu ar sail cyfarwyddiadau a nodwyd gan Brifysgol Abertawe.
Eich Hawliau
Mae deddfwriaeth diogelu data'n darparu nifer o hawliau gwahanol i unigolion mewn perthynas â'u data. I gael rhagor o fanylion am eich hawliau, ewch i: https://www.swansea.ac.uk/about-us/compliance/data-protection/your-rights/
Cwynion
Os ydych yn anfodlon ar y ffordd mae'ch gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, i ddechrau, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol yn dataprotection@abertawe.ac.uk.
Os ydych dal yn anfodlon wedi hynny, mae gennych yr hawl i gysylltu'n uniongyrchol â'r Comisiynydd Gwybodaeth i gael penderfyniad. Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: -
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Tŷ Wycliffe,
Water Lane,
Wilmslow,
Swydd Gaer,
SK9 5AF
Mae rhagor o wybodaeth ynghylch prosesu data personol myfyrwyr a staff ar gael yn yr hysbysiadau preifatrwydd canlynol:-